Vzor ke stažení zdarma
Provozní deník stroje: vzor a povinnost kontroly jednou za 12 měsíců
Vzor provozního deníku pro jeden stroj: provoz, kontroly, údržba, opravy a revize s odkazem na protokol, motohodinami a termínem dalšího úkonu. Se sekcí o tom, co po provozovateli požaduje nařízení vlády a kde se nejčastěji chybuje.
Bez registrace, bez e-mailu, bez vodoznaku. Soubory smíte použít i upravit ve své firmě.
Náležitosti
Co musí dokument obsahovat
Pole, bez kterých dokument neobstojí u zákazníka, u účetní ani při kontrole. Ve vzoru jsou už připravená.
Identifikace zařízení
Typ, výrobní číslo, rok výroby, umístění. Deník patří ke stroji, ne ke složce firmy.
Provozovatel a odpovědná osoba
Kdo zařízení provozuje a kdo za jeho stav odpovídá.
Datum záznamu
Chronologická řada je celý smysl deníku.
Druh záznamu
Provoz, kontrola, údržba, oprava, revize, závada, odstávka — každý má jinou váhu.
Stav počitadla nebo motohodiny
Servisní intervaly u strojů běží na motohodiny, ne na kalendář.
Popis úkonu a zjištění
Co se dělalo, co bylo nalezeno, jak byla funkce ověřena.
Kdo úkon provedl
Jméno a firma. U revizí i číslo osvědčení revizního technika.
Číslo protokolu nebo dokladu
Odkaz na servisní protokol, revizní zprávu, fakturu. Deník je rejstřík, doklady jsou důkazy.
Termín dalšího úkonu
Nejcennější sloupec v celém deníku — je z něj vidět, co se blíží.
Co na to zákon
Právní opora, paragraf po paragrafu
Každé tvrzení na této stránce má svůj předpis a odkaz na jeho plné znění. Nic nepíšeme z hlavy.
| Pravidlo | Co to znamená v praxi | Předpis a zdroj |
|---|---|---|
| Zařízení musí být vybaveno provozní dokumentacíNařízení vlády požaduje, aby zařízení bylo vybaveno provozní dokumentací, a určuje, že následná kontrola musí být prováděna nejméně jednou za 12 měsíců, pokud místní provozní bezpečnostní předpis, průvodní dokumentace nebo zvláštní právní předpis nestanoví lhůtu kratší. | Nařízení vlády požaduje, aby zařízení bylo vybaveno provozní dokumentací, a určuje, že následná kontrola musí být prováděna nejméně jednou za 12 měsíců, pokud místní provozní bezpečnostní předpis, průvodní dokumentace nebo zvláštní právní předpis nestanoví lhůtu kratší. | § 4 odst. 2 nařízení vlády č. 378/2001 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
| Provozní dokumentaci uchováváte po celou dobu provozuProvozní dokumentace musí být uchovávána po celou dobu provozu zařízení — doklad o kontrole tedy nelze po roce vyhodit. | Provozní dokumentace musí být uchovávána po celou dobu provozu zařízení — doklad o kontrole tedy nelze po roce vyhodit. | § 4 odst. 3 nařízení vlády č. 378/2001 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
| Kratší lhůta výrobce má přednostDvanáctiměsíční interval je minimum. Stanoví-li průvodní dokumentace výrobce nebo zvláštní předpis kratší lhůtu, platí ta kratší — u kompresorů, zdvihacích zařízení či strojů s předepsaným servisem podle motohodin je to běžné. | Dvanáctiměsíční interval je minimum. Stanoví-li průvodní dokumentace výrobce nebo zvláštní předpis kratší lhůtu, platí ta kratší — u kompresorů, zdvihacích zařízení či strojů s předepsaným servisem podle motohodin je to běžné. | § 4 odst. 2 nařízení vlády č. 378/2001 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
| Bezpečný provoz zařízení je povinnost zaměstnavateleZaměstnavatel je povinen zajistit bezpečnost a ochranu zdraví při práci s ohledem na rizika možného ohrožení; provozní deník je nejjednodušší způsob, jak prokázat, že se o zařízení pečovalo. | Zaměstnavatel je povinen zajistit bezpečnost a ochranu zdraví při práci s ohledem na rizika možného ohrožení; provozní deník je nejjednodušší způsob, jak prokázat, že se o zařízení pečovalo. | § 101 a § 103 zákona č. 262/2006 Sb.MPSV — Právní předpisy · ověřeno 19. 9. 2026 |
| Záznam je i důkazem o zacházení se strojemPři sporu o záruku či o způsobenou škodu je řada deníku jediným dokladem, že stroj byl provozován podle pokynů výrobce. Doklady o provedených kontrolách proto patří k zařízení, ne do archivu účtárny. | Při sporu o záruku či o způsobenou škodu je řada deníku jediným dokladem, že stroj byl provozován podle pokynů výrobce. Doklady o provedených kontrolách proto patří k zařízení, ne do archivu účtárny. | § 4 nařízení vlády č. 378/2001 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
Přehled slouží jako orientace pro provozní praxi servisní firmy, nenahrazuje právní ani daňové poradenství. Citace pocházejí z konsolidovaných znění u uvedeného vydavatele a u každého řádku je datum, kdy jsme je četli; právně závazné je ověřené znění předpisu v e-Sbírce. Předpisy se mění — před zásadním rozhodnutím si znění ověřte.
Deník jako rejstřík, ne jako archiv
Provozní deník nemá nahrazovat revizní zprávy ani servisní protokoly. Má je zpřehlednit: každý řádek odkazuje na doklad, který existuje samostatně.
Právě proto je ve vzoru sloupec s číslem protokolu. Bez něj se z deníku stane vyprávění, které nikdo nepoužije, protože doklady stejně leží jinde.
- Jeden stroj = jeden list. Sdílený deník pro celou halu nikdo neudrží.
- Zapisujte i závady a odstávky — jsou stejně důležité jako opravy.
- Termín dalšího úkonu doplňte hned; jinak se na něj přijde až po termínu.
Motohodiny versus kalendář
Nařízení vlády mluví o lhůtě nejméně jednou za 12 měsíců. Výrobci ale servisní intervaly obvykle vážou na motohodiny — a kratší lhůta z průvodní dokumentace má přednost.
Pro provozovatele to znamená hlídat dvě osy zároveň: kalendářní rok a stav počitadla. U strojů, které jedou v sezóně naplno, přijde interval podle motohodin dřív než výročí.
Co z deníku má servisní firma, ne jen provozovatel
Servisní firmy vedou deníky za své zákazníky — a dělá to z nich partnera, který ví, co se má stát příště. Z termínu dalšího úkonu vzniká plán výjezdů a z něj vytížení techniků v období, kdy by jinak stály.
Zákazník na oplátku dostane doklad, kterým prokáže, že o stroj pečoval. To se počítá při reklamaci, při pojistné události i při kontrole.
Krok za krokem
Jak vzor vyplnit
Postup, který zvládne technik v autě i dispečer v kanceláři.
- 1
Založte list na každý stroj
Typ, výrobní číslo, rok výroby, umístění, odpovědná osoba.
- 2
Zapište výchozí stav
Stav počitadla při zahájení evidence a datum poslední známé kontroly.
- 3
Každý úkon zapisujte v den provedení
Druh záznamu, popis, kdo provedl, číslo protokolu.
- 4
Doplňte termín dalšího úkonu
Podle nařízení vlády nejméně jednou za 12 měsíců — nebo dřív, pokud to říká výrobce.
- 5
Zakládejte doklady k deníku
Revizní zprávy a servisní protokoly patří ke stroji po celou dobu jeho provozu.
Pozor na to
Chyby, které stojí peníze
Nejčastější důvody, proč dokument neobstojí u zákazníka, u účetní nebo u inspekce.
Deník vedený jen pro revize
Nařízení mluví o kontrolách zařízení obecně. Běžná kontrola podle dokumentace výrobce do deníku patří stejně jako revize.
Skartace dokladů po roce
Provozní dokumentace se uchovává po celou dobu provozu zařízení, ne jeden rok.
Kalendářní lhůta u sezónního stroje
Když výrobce předepíše interval v motohodinách, kratší lhůta má přednost před dvanácti měsíci.
Chybějící vazba na protokol
Řádek bez čísla dokladu nedokazuje nic. Deník je rejstřík, ne náhrada zprávy.
Místo vyplňování
Tenhle dokument umí vzniknout sám
Vzor je dobrý start. Jakmile ho vyplňujete každý den a přepisujete stejná data do Excelu i do faktury, vyplatí se nechat ho vznikat z dat zakázky — v Servis a sklad.
Deník u zařízení, ne v šanonu
Každý zásah se ukládá ke stroji podle výrobního čísla — historie je kompletní bez ručního přepisování.
Termíny hlídá systém
Z intervalu a motohodin vznikne úkol na plán výjezdů dřív, než lhůta uplyne.
Motohodiny z terénu
Technik zapíše stav počitadla při zásahu a interval se přepočítá automaticky.
Podklad pro zákazníka
Provozovatel dostane přehled kontrol a revizí ke stroji, kterým prokáže péči o zařízení.
Časté dotazy
Na co se ptáte nejčastěji
Je provozní deník stroje povinný?
Nařízení vlády č. 378/2001 Sb. nepředepisuje formu „provozní deník", ale požaduje provozní dokumentaci zařízení a doklad o kontrolách prováděných nejméně jednou za 12 měsíců. Deník je nejběžnější způsob, jak tuhle dokumentaci udržet pohromadě.
Jak často musí být zařízení kontrolováno?
Nejméně jednou za 12 měsíců, pokud místní provozní bezpečnostní předpis, průvodní dokumentace výrobce nebo zvláštní právní předpis nestanoví lhůtu kratší.
Jak dlouho uchovávat doklady o kontrolách?
Provozní dokumentace se uchovává po celou dobu provozu zařízení.
Je provozní deník totéž co revizní zpráva?
Ne. Revizní zpráva je samostatný doklad vyhotovený osobou s příslušnou odbornou způsobilostí. Deník na ni odkazuje a drží chronologii — proto má sloupec na číslo protokolu.
Může deník vést servisní firma za zákazníka?
Ano a bývá to praktické: servisní firma zná termíny, provádí úkony a má doklady. Odpovědnost provozovatele za zajištění kontrol tím ale nezaniká.
Stačí elektronický deník?
Forma předepsána není. Elektronický záznam je naopak výhodnější — hlídá termíny, drží doklady u konkrétního stroje a nelze ho ztratit při stěhování haly.
Pokračujte dál
Související vzory a stránky
Servisní protokol
Servisní protokol ke stažení zdarma. Co na něm musí být, proč rozhoduje kolonka pro výhrady zákazníka a jaké lhůty pro vytknutí vad platí mezi firmami podle § 2618 občanského zákoníku.
Stáhnout Vzor zdarmaMontážní deník
Montážní deník ke stažení zdarma. Žádný zákon ho nepředepisuje — předepisuje ho smlouva. Co do něj patří, jak se liší od stavebního deníku podle vyhlášky č. 131/2024 Sb. a proč ho denně podepisovat.
Stáhnout Vzor zdarmaSkladová karta náhradního dílu
Skladová karta náhradního dílu ke stažení zdarma. Co na kartě musí být podle ČÚS 015 a vyhlášky 500/2002 Sb., jak ocenit výdej a proč je auto technika taky sklad.
Stáhnout AplikaceEvidence zařízení
Zákazník, provozovny, stroje, sériová čísla, servisní intervaly, historie zásahů a použité díly na jednom místě.
Otevřít AplikaceServis
Plánování, výjezdy, úkony, fotky a podpis zákazníka v jedné servisní zakázce. Automatický podklad k fakturaci.
Otevřít AplikaceServis strojů
Údržba a opravy strojů u zákazníka: servisní plány, motohodiny, protokoly, díly a fakturace v jednom toku.
OtevřítChcete vidět Servis a sklad na svých zakázkách?
Ukázka trvá 30 minut. Projdeme váš servisní den od poptávky po fakturu a ukážeme, kde aplikace ušetří čas.