Vzor ke stažení zdarma
Servisní protokol: vzor, který obstojí i při sporu o vadu
Vzor servisního protokolu pro zásah u zákazníka: zařízení a jeho výrobní číslo, popis závady, provedené úkony, použité díly, vykázaný čas a podpis přebírajícího. Se sekcí, která vysvětluje, proč je předání okamžikem, od kterého se počítá vaše právo na peníze i zákazníkovy lhůty na reklamaci.
Bez registrace, bez e-mailu, bez vodoznaku. Soubory smíte použít i upravit ve své firmě.
Náležitosti
Co musí dokument obsahovat
Pole, bez kterých dokument neobstojí u zákazníka, u účetní ani při kontrole. Ve vzoru jsou už připravená.
Zhotovitel a objednatel
Kdo servis provedl a pro koho. U firem včetně IČO — protokol se váže na fakturu.
Číslo zakázky
Spojnice mezi protokolem, výkazem práce, výdejkou dílů a fakturou.
Identifikace zařízení
Typ a výrobní číslo. Bez nich nelze prokázat, na čem se pracovalo, ani vést servisní historii stroje.
Stav počitadla nebo motohodin
Rozhoduje o servisních intervalech a bývá klíčový při sporu o záruku.
Popis závady podle zákazníka
Vlastními slovy zákazníka. Odděluje, co bylo zadání, od toho, co jste našli.
Zjištěný stav a provedené úkony
Konkrétní věty. Toto je text, který jednou budete číst u soudu nebo u reklamace.
Použité díly a materiál
Katalogové číslo, množství, cena. Zároveň podklad pro odpis ze skladu.
Vykázaný čas a doprava
Hodiny práce a kilometry — položky, které se propíšou do faktury.
Kolonka pro výhrady
I když zůstane prázdná. Převzetí bez výhrad má podle § 2605 odst. 2 tvrdý důsledek pro zjevné vady.
Podpis obou stran
Podpis přebírajícího je důkaz o předání. Na tabletu i na papíře.
Co na to zákon
Právní opora, paragraf po paragrafu
Každé tvrzení na této stránce má svůj předpis a odkaz na jeho plné znění. Nic nepíšeme z hlavy.
| Pravidlo | Co to znamená v praxi | Předpis a zdroj |
|---|---|---|
| Oprava a údržba jsou dílem„Dílem se rozumí zhotovení určité věci… a dále údržba, oprava nebo úprava věci, nebo činnost s jiným výsledkem." Servisní zásah tedy spadá pod smlouvu o dílo, ne pod kupní smlouvu. | „Dílem se rozumí zhotovení určité věci… a dále údržba, oprava nebo úprava věci, nebo činnost s jiným výsledkem." Servisní zásah tedy spadá pod smlouvu o dílo, ne pod kupní smlouvu. | § 2587 zákona č. 89/2012 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
| Dílo je provedeno dokončením a předáním„Dílo je provedeno, je-li dokončeno a předáno." Dokončení znamená, že je předvedena způsobilost díla sloužit svému účelu. | „Dílo je provedeno, je-li dokončeno a předáno." Dokončení znamená, že je předvedena způsobilost díla sloužit svému účelu. | § 2604 a § 2605 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
| Převzetí bez výhrad zavírá cestu ke zjevným vadám„Převezme-li objednatel dílo bez výhrad, nepřizná mu soud právo ze zjevné vady díla, namítne-li zhotovitel, že právo nebylo uplatněno včas." Proto má protokol vždy obsahovat prostor pro výhrady. | „Převezme-li objednatel dílo bez výhrad, nepřizná mu soud právo ze zjevné vady díla, namítne-li zhotovitel, že právo nebylo uplatněno včas." Proto má protokol vždy obsahovat prostor pro výhrady. | § 2605 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
| Právo na zaplacení vzniká provedením díla„Právo na zaplacení ceny díla vzniká provedením díla." Podepsaný protokol je tedy dokladem, od kterého se odvíjí i splatnost faktury. | „Právo na zaplacení ceny díla vzniká provedením díla." Podepsaný protokol je tedy dokladem, od kterého se odvíjí i splatnost faktury. | § 2610 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
| Mezi firmami se vada vytýká nejpozději do dvou letSoud nepřizná objednateli právo z vadného plnění, neoznámil-li vady bez zbytečného odkladu poté, kdy je zjistil, nejpozději však do dvou let od předání díla, a namítne-li zhotovitel opožděné uplatnění. | Soud nepřizná objednateli právo z vadného plnění, neoznámil-li vady bez zbytečného odkladu poté, kdy je zjistil, nejpozději však do dvou let od předání díla, a namítne-li zhotovitel opožděné uplatnění. | § 2618 zákona č. 89/2012 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
| U stavby běží na skrytou vadu pět letSkrytou vadu stavby je nutné vytknout bez zbytečného odkladu, nejpozději však do pěti let od převzetí stavby. | Skrytou vadu stavby je nutné vytknout bez zbytečného odkladu, nejpozději však do pěti let od převzetí stavby. | § 2629 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
| Podpis prstem na tabletu je platný elektronický podpisElektronickému podpisu nesmějí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz jen proto, že má elektronickou podobu nebo nesplňuje požadavky na kvalifikovaný podpis. Rovnocennost vlastnoručnímu podpisu má ovšem pouze podpis kvalifikovaný. | Elektronickému podpisu nesmějí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz jen proto, že má elektronickou podobu nebo nesplňuje požadavky na kvalifikovaný podpis. Rovnocennost vlastnoručnímu podpisu má ovšem pouze podpis kvalifikovaný. | čl. 25 odst. 1 a 2 nařízení (EU) č. 910/2014 (eIDAS)EUR-Lex · ověřeno 19. 9. 2026 |
| Písemná forma je zachována i elektronickyPísemná forma je zachována při právním jednání učiněném elektronickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby; záznamy vedené systematicky a chráněné proti změnám se považují za spolehlivé. | Písemná forma je zachována při právním jednání učiněném elektronickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby; záznamy vedené systematicky a chráněné proti změnám se považují za spolehlivé. | § 562 zákona č. 89/2012 Sb.Zákony pro lidi · ověřeno 19. 9. 2026 |
Přehled slouží jako orientace pro provozní praxi servisní firmy, nenahrazuje právní ani daňové poradenství. Citace pocházejí z konsolidovaných znění u uvedeného vydavatele a u každého řádku je datum, kdy jsme je četli; právně závazné je ověřené znění předpisu v e-Sbírce. Předpisy se mění — před zásadním rozhodnutím si znění ověřte.
Proč je protokol důležitější než faktura
Faktura říká, kolik chcete. Protokol říká, za co — a je to jediný dokument, který v ruce drží i zákazník. Když se za půl roku ozve, že „to stejně nefungovalo", rozhoduje, co je v protokolu napsané a kdo ho podepsal.
Právní váha je přitom vyšší, než většina firem tuší: předání díla je okamžik, kterým vám vzniká právo na zaplacení a kterým zákazníkovi začínají běžet lhůty na vytknutí vad.
- Bez podepsaného předání se obtížně argumentuje splatností faktury.
- Bez kolonky pro výhrady připravujete zákazníka o možnost je uvést — a sebe o důkaz, že neměl žádné.
- Bez výrobního čísla zařízení nemáte servisní historii, jen hromadu papírů.
Fotky a podpis na tabletu: co obstojí
Podpis prstem na tabletu je podle eIDAS elektronickým podpisem a soud mu nesmí upřít důkazní účinky jen proto, že je elektronický. Rovnocennost vlastnoručnímu podpisu má ale jen podpis kvalifikovaný — u tabletového podpisu proto rozhoduje důkazní síla celého záznamu.
V praxi to znamená: systém musí zachytit obsah dokumentu, určit podepisující osobu a chránit záznam proti pozdějším změnám. Fotografie pořízené na místě s časem a zakázkou tuhle důkazní stopu výrazně posilují.
Co psát do „provedené úkony", aby to mělo cenu
„Provedena oprava" je věta, která nedokazuje nic. Popis má obstát za rok, kdy si na zásah nikdo nevzpomene — tedy co bylo naměřeno, co vyměněno, co nastaveno a jak byla funkce ověřena.
Užitečný test: přečte-li protokol jiný technik, musí být schopen pokračovat v práci. Když to nejde, popis je krátký.
Krok za krokem
Jak vzor vyplnit
Postup, který zvládne technik v autě i dispečer v kanceláři.
- 1
Vyplňte hlavičku před zahájením
Zákazník, místo, zakázka, zařízení a výrobní číslo. Většina těchto údajů je známa předem.
- 2
Zapište zadání zákazníka
Popis závady jeho slovy. Odděluje, co bylo objednáno, od toho, co jste našli.
- 3
Popište zjištění a úkony
Naměřené hodnoty, vyměněné díly, nastavení, zkušební provoz. Konkrétně.
- 4
Doplňte díly a čas
Katalogová čísla, množství, hodiny práce a kilometry. Tohle jsou budoucí řádky faktury.
- 5
Uzavřete výsledek zásahu
Zda je zařízení v provozu, jaké závady zůstávají a kdy má být další prohlídka.
- 6
Nechte podepsat — včetně výhrad
Zákazník podepíše převzetí. Výhrady se zapisují do protokolu, ne řeší telefonem.
Pozor na to
Chyby, které stojí peníze
Nejčastější důvody, proč dokument neobstojí u zákazníka, u účetní nebo u inspekce.
Protokol bez kolonky pro výhrady
Připraví vás o důkaz, že zákazník výhrady neměl, a jeho o možnost je včas uplatnit. Obojí se vrátí při sporu.
Chybějící výrobní číslo
Bez něj nedokážete, na kterém ze tří stejných strojů se pracovalo — a servisní historie ztrácí smysl.
Popis stylem „servis provedeno"
Nedokazuje rozsah práce. U reklamace i u zpochybněné faktury je to nejslabší místo.
Podpis až dodatečně v kanceláři
Protokol dopsaný a podepsaný o týden později má výrazně nižší důkazní hodnotu než záznam z místa.
Místo vyplňování
Tenhle dokument umí vzniknout sám
Vzor je dobrý start. Jakmile ho vyplňujete každý den a přepisujete stejná data do Excelu i do faktury, vyplatí se nechat ho vznikat z dat zakázky — v Servis a sklad.
Protokol vzniká během zásahu
Technik zapisuje úkony, díly a čas v mobilu — na konci je protokol hotový a nemusí ho nikdo přepisovat.
Podpis a fotky na místě
Zákazník podepíše na displeji, fotky se připojí k zakázce s časem a místem.
Historie u stroje, ne v šanonu
Každý protokol se ukládá k zařízení podle výrobního čísla. Příští technik vidí, co se dělo minule.
Rovnou podklad k faktuře
Hodiny a díly z protokolu se propíšou do fakturačního podkladu bez druhého zadávání.
Časté dotazy
Na co se ptáte nejčastěji
Je servisní protokol povinný?
Žádný předpis neukládá vystavit „servisní protokol". Ukládá ovšem důsledky předání díla: podle § 2604 je dílo provedeno dokončením a předáním a podle § 2610 vám tím vzniká právo na zaplacení. Protokol je standardní způsob, jak předání doložit.
Do kdy může firemní zákazník reklamovat opravu?
Vadu musí vytknout bez zbytečného odkladu po zjištění, nejpozději do dvou let od předání díla (§ 2618 občanského zákoníku). U skryté vady stavby platí lhůta pět let od převzetí (§ 2629).
Platí i pro firmy 30denní lhůta na vyřízení reklamace?
Ne. Třicetidenní lhůta vyplývá z § 19 odst. 3 zákona o ochraně spotřebitele a týká se pouze spotřebitelů. Mezi podnikateli platí „přiměřená lhůta" podle občanského zákoníku, případně lhůta sjednaná ve smlouvě.
Má podpis na tabletu stejnou platnost jako na papíře?
Právní účinky mu upřít nelze jen proto, že je elektronický. Roven vlastnoručnímu podpisu je ale pouze kvalifikovaný elektronický podpis. U tabletového podpisu rozhoduje důkazní hodnota — tedy že systém zachytí obsah dokumentu, určí podepisujícího a chrání záznam proti změně.
Co když zákazník odmítne protokol podepsat?
Zaznamenejte to do protokolu včetně data, času a důvodu, pokud jej uvede, a doplňte fotodokumentaci. Předání lze prokázat i jinak než podpisem — ale musíte mít čím.
Nahrazuje servisní protokol fakturu?
Ne. Náležitosti daňového dokladu podle § 29 zákona o DPH nese faktura; protokol slouží jako doklad o rozsahu a předání práce, na který faktura odkazuje.
Pokračujte dál
Související vzory a stránky
Předávací protokol
Předávací protokol díla, zařízení nebo opravy ke stažení zdarma. Proč je předání podle § 2604 občanského zákoníku okamžikem provedení díla a co znamená převzetí s výhradami.
Stáhnout Vzor zdarmaReklamační protokol
Reklamační protokol ke stažení zdarma. Kdy platí 30denní lhůta a kdy ne, jaké lhůty má firemní zákazník podle § 2618 a proč byl záruční list od roku 2023 zrušen.
Stáhnout Vzor zdarmaVýkaz práce servisního technika
Výkaz práce servisního technika ke stažení zdarma. Co musí obsahovat evidence pracovní doby podle § 96 zákoníku práce, limity přesčasů a přestávek, a jak z výkazu udělat podklad k fakturaci.
Stáhnout AplikaceServis
Plánování, výjezdy, úkony, fotky a podpis zákazníka v jedné servisní zakázce. Automatický podklad k fakturaci.
Otevřít AplikaceEvidence zařízení
Zákazník, provozovny, stroje, sériová čísla, servisní intervaly, historie zásahů a použité díly na jednom místě.
Otevřít AplikaceMobilní aplikace
Den technika krok za krokem: trasa, historie stroje, úkony, díly, foto, podpis. Funguje i bez signálu.
OtevřítChcete vidět Servis a sklad na svých zakázkách?
Ukázka trvá 30 minut. Projdeme váš servisní den od poptávky po fakturu a ukážeme, kde aplikace ušetří čas.